16 stycznia 2017 Udostępnij

Usprawniamy obieg dokumentów w naszej firmie

Czy wiesz, czym są ECM - systemy zarządzania oraz obiegiem dokumentów? Jakie są przydatne funkcje systemów zarządzania dokumentacją? Czy wiesz, jak wygląda integracja z systemami workflow? 

Przydatne funkcje systemów zarządzania dokumentami 

Systemy zarządzania dokumentami to nic innego, jak tylko narzędzia, które pozwalaja na przetwarzanie informacji dokumentalnych, które powstają w organizacjach. Systemy zarządzania dokumentami pełnią rozmaite, przydatne funkcje w organizacji. Zarządzają one dokumentami, które przychodzą do organizacji, jak i tych, które z niej wypływają. Do głównych funkcji systemu zarządzania dokumentami w firmie należą: archiwizowanie dokumentów, monitoring poszczególnych plików oraz folderów, informowanie pracowników o zachodzących zmianach, możliwość obsługiwania rozmaitych formatów plików, kierowanie obiegiem dokumentacji, rejestrowanie, porządkowanie, wysyłanie w obieg oraz usuwanie. 

Integracja z systemami workflow 

Integracja z systemem workflow polega na tym, że każda z poszczególnych osób pracuje wówczas nad dokumentem odpowiadającym jej osobistym kompetencjom, a w dalszej kolejności przekazuje dokument następnym osobom. Tego rodzaju integracja polega na przekazywaniu danych między systemami albo na ich pobieraniu. Tego rodzaju integracja pozwala fimie na wzajemne korzystanie z poszczególnych jej zasobów, to zaś daje możliwość niwelowania niespójności, które znikną dzięki temu, że nie będzie potrzeby duplikowania poszczególnych danych. Tego rodzaju integracja pozwala na przesyłanie informacji zwrotnych do poszczególnych użytkowników. Umożliwia też pobieranie informacji (np. o kontrahentach).

ECM – systemy zarządzania oraz obiegu dokumentów

ECM to skrót od angielskiej nazwy Enterprise Content Management. Oznacza on metody oraz narzędzia, które stosuje się do kierowania, archiwizowania, gromadzenia, a także dostarczania dokumentów i wszelkich danych, które mają wpływ na wykonywanie procesów w firmie. ECM obejmuje takie rozwiązania, jak: workflow, czyli system kierowania procesami oraz obiegiem dokumentów, ERP, czyli system integracji aplikacji oraz wymiany danych, a także systemy, które mają za zadanie zarządzać treściami poszczególnych stron internetowych. W zarządzaniu dokumentami istotne jest ich kontrolowanie od momentu stworzenia, do czasu archiwizacji. Obejmuje to rejestrację dokumentu, jego organizację, wyszukiwanie poszczególnych informacji i ich kontekstów oraz kierowanie poszczególnymi wersjami, czyli obserwacja rozmaitych wersji danej informacji.

 

Redakcja portalu altersoft