19 stycznia 2017 Udostępnij

Jak skutecznie zarządzać firmowymi dokumentami?

W większości firm generowanych jest bardzo wiele dokumentów. Każdy taki dokument powinien zostać odpowiednio opisany, zakwalifikowany i przechowywany. Aby usprawnić zarządzanie dokumentami w firmie najlepiej skorzystać ze specjalnych systemów informatycznych. Wcześniej takie systemy stanowiły oddzielny moduł, a obecnie system do zarządzania dokumentami, czyli DMS stanowi już część bardziej rozbudowanych systemów, np. Zarządzania Relacjami z Klientami (CRM) lub Systemu Planowania Zasobów Przedsiębiorstwa (ERP).

Metody zarządzania dokumentami

Wyróżnia się kilka rodzajów obiegów dokumentów w firmie, które mogą być wspierane przez systemy informatyczne. Tradycyjny, gdzie pracownicy posługują się dokumentami papierowymi, ale miejsce ich przechowywania wprowadzone jest do bazy, a sam dokument jest identyfikowany przez naklejenie kodu kreskowego. Obieg dokumentów w obrębie programu informatycznego oraz skanowanie dokumentów otrzymanych tradycyjnie. 

Najczęściej jednak w firmach wybiera się rozwiązanie mieszane, gdzie dostępne są zarówno dokumenty papierowe, jak i ich elektroniczne odpowiedniki. Obecnie firmy zmierzają coraz bardziej w kierunku systemów DMS oraz rezygnują z tradycyjnego zarządzania dokumentami.

systemy komputerowe

Komputerowy system zarządzający dokumentami firmy

Jak już wcześniej pisaliśmy system taki może być oddzielnym modułem lub być częścią bardziej rozbudowanego programu do zarządzania zasobami całej firmy. 
Głównymi funkcjami systemu DMS jest umożliwienie dostępu wybranym osobom do dokumentów firmowych. Zapewnia on również możliwość ich gromadzenia oraz wprowadzania zmian. Dokumenty można modyfikować – edytować, kopiować lub usuwać. Dodatkowo oprogramowanie umożliwia klasyfikację i organizację dokumentów w poszczególnych katalogach lub oznaczenie ich za pomocą tagów. 

Dokument może mieć wyznaczoną ścieżkę, co oznacza, że zostanie przypisany do konkretnego projektu oraz osób w określonej kolejności – każda zmiana w dokumencie jest zachowywana. 
Największą zaletą systemu DMS jest sprawna organizacja obiegu dokumentów w firmie, ich analiza, odnajdywanie i przechowywanie. W odróżnieniu od dokumentów tradycyjnych oszczędzana jest również przestrzeń, a ryzyko, że dokument zaginie prawie nie istnieje.

Cechy dobrego systemu zarządzania dokumentami

Na pewno kompatybilność i możliwość powiązana z innymi systemami – wewnętrznymi i zewnętrznymi. Ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz możliwość tworzenia dostępów z różnym stopniem uprawnień dla pracowników. Z pewnością wygodne byłoby zapewnienie dostępu w chmurze oraz zaawansowane możliwości wyszukiwania dokumentów, np. po oznaczeniu, kategorii lub nazwie.

 

Redakcja portalu altersoft