9 lutego 2017 Udostępnij

Wygodne zarządzanie dokumentami w Twojej firmie

Czy wiesz jakie korzyści przynosi stosowanie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami? Jakie są charakterystyczne cechy systemu zarządzania obiegiem dokumentów? Jakie są główne funkcje obsługi poczty elektronicznej?

Plusy elektronicznego systemu zarządzania dokumentami

Elektroniczny system zarządzania dokumentami przynosi mnóstwo korzyści dla organizacji. Przede wszystkim pomaga sprawnie zarządzać ich obiegiem, umożliwia znacznie szybszy dostęp do poszczególnych dokumentów, a także umożliwia monitorowanie najistotniejszych dla firmy spraw do załatwienia. Najważniejsze plusy, które oferuje elektroniczny system zarządzania dokumentami, to przede wszystkim: możliwość obserwacji pisma od momentu jego wpłynięcia do firmy aż do czasu zamknięcia sprawy, znacznie szybszy niż do tej pory czas obiegu dokumentów, możliwość dokładniejszej kontroli działań pracowników, łatwa możliwość zlokalizowania poszczególnych dokumentów, ulepszenie całości pracy organizacji.

klasyfikacja dokumentów firmowych

Cechy charakterystyczne dla systemu zarządzania obiegiem dokumentów 

Elektroniczny system zarządzania obiegiem dokumentów powinien odpowiadać takim cechom, które należycie będą odzwierciedlały strukturę danej organizacji. Przede wszystkim musi on zezwalać na wprowadzanie rozmaitych zmian, które dają możliwość definiowania nowych kategorii poszczególnych dokumentów. Jego cechą charakterystyczną jest również to, że daje możliwość realizowania poszczególnych, istotnych dla firmy zadań na bieżąco. Jednocześnie odczytuje on i weryfikuje konkretne osoby, które są odpowiedzialne za dane zadanie. Daje również możliwość opisania i przypisania dokumentów do poszczególnych kategorii. Skraca też czas przeznaczony na poszukiwania dokumentów, a także archiwizuje dane i obsługuje pliki różnych formatów.

Funkcja obsługi poczty elektronicznej

Istnieją różne programy obsługi poczty elektronicznej i każdy z nich sprawuje nieco odmienną funkcję. Mail Retrival Agent (tzw. MRA) – wykonuje automatyczne przekierowanie poczty po stronie klienta. Mail User Agent (tzw. MUA) pozwala na redagowanie, wysyłanie i odbieranie poczty elektronicznej przez użytkownika danego komputera. Mail Delivery Agent (tzw. MDA) zaś pełni funkcję tzw. listonosza. Mail Access Agent (tzw. MAA) – wysyła pocztę do MRA. Mail Transfer Agent (tzw. MTA) jest serwerem poczty elektronicznej. Odbiera on pocztę, spełniając tym samym funkcję sortera poczty. Może także być odpowiedzialny za wykonywanie automatycznych przekierowań poczty po stronie serwera. Mail Submission Agent (tzw. MSA) zaś jest odpowiedzialny za odbiór poczty od MUA i wysyłanie jej do MTA.

Redakcja portalu altersoft