​

Czy nadal używasz lokalnego magazynu do zapisywania i udostępniania dokumentów w swoim biurze? Oto kilka ważnych powodów, dla których warto rozważyć korzystanie z systemu zarządzania dokumentami w chmurze.

Przechowywanie dokumentów w chmurze online jest korzystne dla wielu rodzajów firm. Przechowywanie dokumentów w chmurze jest doskonałą platformą, ponieważ nie wymaga ogromnych nakładów inwestycyjnych i może być aktywnie wykorzystywane do łączenia i współpracy z klientami i pracownikami.

Łatwe do przechowywania i udostępniania:
Łatwo jest zapisywać pliki i dane w systemie zarządzania dokumentami w chmurze; nie musisz być ekspertem technicznym! Zapisane pliki mogą być łatwo odnalezione i odzyskane przez każdego w firmie, kto ma dostęp do systemu, z dowolnego miejsca na świecie, za pomocą dowolnego urządzenia posiadającego połączenie internetowe.

Dostawa do klientów:
Dokumenty przechowywane w rozwiązaniu do zarządzania dokumentami w chmurze mogą być bezpiecznie udostępniane klientom za pomocą wielu łatwych w użyciu funkcji, które są zawarte w wielu systemach zarządzania dokumentami, w tym w udostępnianiu formularzy PDF, linkach dostępu do dokumentów i osobistych kontach Portalu zabezpieczonych loginem zintegrowanym z Twoją stroną internetową w celu zapewnienia dedykowanego obszaru wyświetlania dokumentów dla indywidualnego klienta.

Tworzenie kopii zapasowych danych i bezpieczeństwo:
Dane są siłą napędową większości dzisiejszych przedsiębiorstw i bez nich codzienne zarządzanie i operacje nie mogą funkcjonować prawidłowo. W większości przypadków przedsiębiorstwa poniosłyby porażkę! Dlatego nigdy nie można być zbyt ostrożnym, jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych. Dane przechowywane na lokalnych serwerach są bardziej podatne na wirusy komputerowe, złośliwe oprogramowanie, okup, itp. i takie zagrożenia stają się coraz bardziej powszechne, niż ludzie w rzeczywistości myślą. Jednak firmy świadczące usługi w chmurze monitorują, stale oceniają bieżące poziomy zagrożeń i niezwłocznie podejmują działania w celu zapewnienia, że dane nie zostaną narażone na szwank.

Współpraca dokumentowa:
Korzystanie z lokalnego przechowywania plików może ograniczyć dostęp do danych do podstawowej lokalizacji. System DMS w chmurze to platforma, która oferuje kontrolowany dostęp rozproszony. Użytkownicy mogą w łatwy sposób uzyskać dostęp do dokumentów przechowywanych w systemie zarządzania dokumentami, tworzyć ich wersje, wprowadzać zmiany, dodawać instrukcje dla członków zespołu i generalnie aktualizować zapisy w czasie rzeczywistym. W tych przypadkach aktywność może być rejestrowana, aby zapewnić, że istnieje ścieżka audytu, która zapewnia przegląd cyklu życia danych.

Ekonomiczne:
Korzystanie z systemu zarządzania dokumentami w chmurze może być bardzo ekonomiczną opcją. Eliminuje on znaczną część obciążeń związanych z zarządzaniem, wspieraniem i tworzeniem kopii zapasowych wewnętrznego sprzętu i rozwiązań pamięci masowej. Dzięki automatyzacji powtarzających się zadań, efektywnemu zarządzaniu procesami związanymi z dokumentami i faktycznej redukcji fizycznego przechowywania, koszty mogą być zmniejszone i utrzymywane pod kontrolą, a duża część troski o bezpieczeństwo jest przekazywana dostawcom zarządzania dokumentami w chmurze.

System DMS w chmurze jest szczególnie odpowiedni dla małych firm, w których dedykowany zespół IT nie jest normą i często musi polegać na wsparciu zewnętrznych firm informatycznych.