W biznesie bardzo ważne jest, aby te oficjalne dokumenty były przechowywane prawidłowo, aby chronić siebie i swoich klientów. Jednakże, jeśli chodzi o ochronę dokumentów, przechowywanie ich tylko w porządku alfabetycznym w szafce na dokumenty nie będzie działać.

W większości przypadków mamy do czynienia z myleniem rozwiązań w zakresie przechowywania dokumentów z aplikacjami do zarządzania dokumentami - Skąd wiesz, które z nich jest lepsze

W najszerszym rozumieniu, przechowywanie dokumentów online można zdefiniować jako rozwiązanie dla firm poszukujących prostego sposobu na udostępnianie i dostęp do swoich plików drogą elektroniczną z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.

Przechowywanie dokumentów Vs. Zarządzanie dokumentami
Choć jest to niezbędne, niektóre organizacje znajdują również sposoby na automatyzację procesów biznesowych lub przepływów pracy. Prawdziwe aplikacje do zarządzania dokumentami zapewniają rozwiązania dla obu tych obszarów.

Rozwiązania w zakresie przechowywania dokumentów pozwalają tylko na to:

• Plik i wyszukiwanie na poziomie podstawowym - tzn. nazwa folderu, data, nazwa dokumentu, typ dokumentu.
• Wprowadzać dokumenty do aplikacji elektronicznej
• Chroń swoje dokumenty
• Kopie zapasowe dokumentów w magazynie danych
• Dostęp do dokumentów na serwerze za pomocą nazwy użytkownika i hasła.
• Aplikacje do zarządzania dokumentami umożliwiają to:
• Szybkie wyszukiwanie dokumentów za pomocą Wyszukiwania Tekstowego - podobnie jak przy użyciu interfejsu Google.
• Dostosować automatyzację zatwierdzania dokumentów.
• Śledzenie przepływu dokumentów od użytkownika do użytkownika.
• Stworzyć harmonogram przechowywania oraz ścieżkę audytu dokumentów pod kątem zgodności z zarządzaniem dokumentacją.
• Kontrola wersji dokumentów podczas współpracy na dokumentach.
• Zaplanuj alerty przypominające użytkownikom o umowie lub dokumencie.
• Automatyczne archiwizowanie wiadomości e-mail.

Po drugie, jakie są główne różnice między zarządzaniem dokumentami a ich przechowywaniem - oba wydają się być w zasadzie tego samego rodzaju planami - zabieranie niezbędnych dokumentów lub plików i przechowywanie ich w sposób prawidłowy i bezpieczny, tak aby można było do nich wrócić na późniejszym etapie. Istnieją pewne różnice, które mogą sprawić, że będziesz skłaniać się ku jednemu więcej niż drugiemu.

 
1. Zarządzanie dokumentami można prowadzić we własnym zakresie, natomiast przechowywanie dokumentów wymaga wsparcia ze strony firmy zewnętrznej.

Zarządzanie dokumentami można łatwo zakończyć w biurze, składając dokumenty papierowe alfabetycznie lub po prostu używając oprogramowania, które pozwala na łatwe zarządzanie na komputerze lub online w chmurze lub plików dokumentów w folderach. W związku z tym, że coraz więcej firm decyduje się na stosowanie rozwiązań do archiwizacji online lub nawet intranetu opartego na serwerze - zarządzanie dokumentami szybko staje się powszechnym tematem w miejscu pracy.

Przechowywanie dokumentów ma miejsce wtedy, gdy zatrudniona jest firma zewnętrzna, która odbierze Twoje dokumenty i zabezpieczy je z biura w zabezpieczonych miejscach.

Sprzedawca usług może wrzucić niezbędne dokumenty, gdy nie są już potrzebne Tobie i Twojemu bizowi. Zostaw to w ich rękach, gdy termin zostanie ustalony.

2. W każdej chwili i w każdym miejscu, w którym znajdują się rozwiązania w zakresie przechowywania dokumentów, można uzyskać dostęp do dokumentów.

Większość dostawców usług przechowywania dokumentów świadczy usługi skanowania dokumentów, z których można korzystać o każdej porze dnia i w dowolnym miejscu - po prostu kiedy tylko chcesz. Takie tworzenie kopii zapewnia również większe bezpieczeństwo dla Ciebie. Zarządzanie dokumentami ogranicza dostępność Twoich dokumentów, chyba że przechowujesz je na laptopie lub komputerze stacjonarnym.

3. Nie trzeba się martwić o przechowywanie dokumentów.

Możesz wyszukać samemu siebie w systemie zarządzania dokumentami dla tego pliku, z przechowywaniem dokumentów wszystko jest robione dla Ciebie, Twojej firmy i klientów - od znakowania dokumentów, skanowania ich po wgrywanie na bezpieczny serwer, na którym możesz pracować w dowolnym miejscu i czasie.

Jeśli chodzi o bezpieczne składanie dokumentów/plików/danych, ważne jest, aby wybrać strukturę, która najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy. Jeśli chcesz uwolnić czas i miejsce na przechowywanie dokumentów w biurze, jest to najlepsza opcja, ponieważ pozwalasz zaufanej firmie zająć się potencjalnie ważną i delikatną pracą papierkową. Zarządzanie dokumentami pozwala na zarządzanie własnym systemem, przy użyciu specjalnie do tego celu zbudowanego oprogramowania, przy jednoczesnym prowadzeniu biznesu obok siebie.

Jednakże, gdy przychodzi do podjęcia decyzji, po prostu wybierz system, który działa najlepiej dla Twojego budżetu, Twojej firmy i Twojej branży.