Zorganizowane środowisko pracy ma kluczowe znaczenie dla powodzenia praktyki biznesowej, biorąc pod uwagę obecne wyzwania, takie jak klienci i klienci oczekujący szybszego czasu reakcji i coraz bardziej uciążliwych wymogów regulacyjnych. Niezależnie od wielkości organizacji biznesowej, ręczna obsługa dokumentów jest czasochłonna. i często powoduje utratę danych i wydłużenie czasu reakcji.

Chociaż początkowo wydaje się, że przepływem dokumentów można zarządzać, nie jest to w rzeczywistości możliwe przy stale rosnącej ilości korespondencji - i to nie tylko na papierze; istnieje również komunikacja elektroniczna. Dlatego właśnie przedsiębiorstwa zwracają się do systemów cyfrowego zarządzania dokumentami, aby pomóc w automatyzacji procesu zarządzania dokumentami. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami pozwala organizacji na konwersję plików papierowych na cyfrowe przechowywanie i zwiększa możliwość udostępniania wszystkich rodzajów dokumentów i informacji.

Wraz ze stale zmieniającymi się wymaganiami biznesu, charakter i funkcjonalność aplikacji do zarządzania dokumentami ewoluowały. Wcześniejsze systemy zarządzania dokumentami obsługiwały tylko ograniczoną liczbę formatów plików, teraz jednak oprogramowanie rozwinęło się na tyle, że może obsługiwać wiele formatów cyfrowych.

Wybór aplikacji do zarządzania dokumentami zależy od kilku czynników, ponieważ musi ona być dopasowana i dostosowana do struktury firmy i kultury pracy.

Oto niektóre z najważniejszych czynników, które pomogą Ci podjąć właściwą decyzję:

• Skanowanie - Skanowanie jest niezbędnym elementem w biznesie i większość systemów zarządzania dokumentami zapewnia funkcję skanowania dokumentów. Jednak niektóre systemy posuwają się dalej, zapewniając możliwość rozpoznawania kodów kreskowych na dokumentach, aby ułatwić zarówno śledzenie, jak i przechowywanie informacji o dokumencie.
• Dostępność - Dostęp do dokumentów, po ich zapisaniu w systemie, można uzyskać nie tylko przez maszynę, która była używana do ich przechowywania, ale również udostępnić je wielu użytkownikom i wielu urządzeniom - zwłaszcza jeśli system zarządzania dokumentami jest oparty na chmurze.
• Przechowywanie - Systemy zarządzania dokumentami przechowują dokumenty wygodnie na serwerze, który może znajdować się w domu lub, jeśli jest to system oparty na chmurze, dane są przechowywane na serwerze chmurowym. W porównaniu z ręczną pamięcią masową, serwery mogą przechowywać ogromne ilości dokumentów, a to pozwala na uwolnienie znacznej ilości przestrzeni biurowej, która w przeciwnym razie byłaby potrzebna do przechowywania. Wydajne systemy zarządzania dokumentami nie tylko przechowują dokumenty, ale poprzez mikrozarządzanie mogą zredukować wymaganą przestrzeń na serwerze poprzez śledzenie aktywności użytkowników i archiwizację danych, które prawdopodobnie nie będą potrzebne w najbliższej przyszłości.
• Struktura akt - Systemy zarządzania dokumentami powinny być elastyczne pod względem struktury akt, aby dostosować się do potrzeb Twojej firmy. Jeśli struktura jest zbyt sztywna, może nie pasować do Twoich praktyk i metodologii pracy.