Hej tam! Czy nadal używasz szafek i wspólnych dysków twardych do przechowywania papierów i dokumentów? Jeśli odpowiedź na to pytanie jest twierdząca, to znaczy, że zachowałeś je w taki sposób, ponieważ chodzi o iloraz stanu i jest to jedyna metoda, jaką znamy, aby to zrobić. Ale teraz nastąpiła dramatyczna zmiana, a jedną z najbardziej niebezpiecznych rzeczy w status quo jest to, że przyzwyczajasz się do niespotykanych i niezliczonych ilości czasu i pieniędzy, które tracisz! Wśród wszystkich tych rzeczy, jednym z cennych spostrzeżeń w biznesie jest to, że czas ma wartość i powinien być obliczany. A gdy zastosujesz ten element do swojej przeważającej metody DMS-owej, czyli systemu zarządzania dokumentami, dowiesz się, jak wiele takich małych praktyk naprawdę się sumuje.
Biorąc pod uwagę te pięć scenariuszy, tracą Państwo korzyści bez zarządzania dokumentami w działaniu;

#1. Dużo pracy
Na przykład, pracownik zarabia 20 dolarów na godzinę i uważa, że spędza prawie godzinę dziennie na wyszukiwaniu akt, składaniu dokumentów lub po prostu wracając do szafki na akta i na biurko.

Oto wynik tej sumy; Suma ta sumarycznie wynosi około 250 godzin rocznie, co wyraźnie świadczy o tym, że wydajesz 5000 dolarów rocznie dla swojego pracownika na przemieszanie papierów. Pamiętaj też, że to tylko jeden!

 
Wyobraźcie sobie więc, jak ważne jest posiadanie zarządzania dokumentami.

#2. Dużo miejsca jest konsumowane przez dokumenty
Jeśli jesteś firmą, która stale ma do czynienia z fakturami, rozliczenia i umowy tworzą dużą ilość klientów i średnio szafa szufladowa mieści 10000-12000 dokumentów i musisz obsłużyć około 10.000 rocznie w ciągu roku podatkowego.

 
Dlatego wdrożenie DMS-ów w Twoim bizie jest aspektem obowiązkowym.

#3. Dane i aktywa informacyjne zostały utracone
Jeśli brakuje Ci 15 000 wartościowych papierów lub nie jesteś w stanie znaleźć miejsca ich przechowywania, zastanów się, jaka to może być strata dla Twojej firmy i wrażenie, że spadnie ona na klientów. Nie zwlekaj więc i podejmij natychmiastowe działania, uznając System Zarządzania Dokumentami za atut.

#4. Dokumenty nie mogą być przechowywane ze względu na wysokie koszty
Czy wiesz, że średnio około 20-30 dolarów jest inwestowane w obsługę jednego cyklu dokumentów, danych i plików? Cóż, ta liczba nie jest nawet zgodna z kopiowaniem papierów, poza tym drukowanie, wysyłanie innych kosztów jest dalekie, co nie pasuje nawet do wyżej wymienionych liczb. Ale klucz do zamykanych drzwi jest skuteczną i niedrogą metodą systemu zarządzania dokumentami.

#5. Siła robocza musi być zwiększona
Dzięki większej ilości dokumentów, plików i szafek do przechowywania danych, folderów potrzebujesz dodatkowej przestrzeni, aby je wszystkie zachować i do tego potrzebujesz zatrudnić więcej osób. Zamiast wypłacać tym osobom te dodatkowe centy, możesz zainwestować te pieniądze w posiadanie systemu DMS.

W rezultacie zwiększysz swoją produktywność i zaoszczędzisz na płaceniu dodatkowych centów dla tych osób.

Ostateczne spostrzeżenia

Mam nadzieję, że powyższe punkty okazały się bardzo pomocne, jak również w tym, dlaczego Państwa firma traci zyski.