Dostępność i dostępność danych jest tak samo ważna dla każdej małej firmy, jak i dla dużego przedsiębiorstwa. Właściciele małych firm muszą mieć dostęp do swoich danych, dokumentów biznesowych i danych klientów, aby ich firmy mogły działać skutecznie i efektywnie! Potrzebują elastyczności, aby móc przechowywać, uzyskiwać do nich dostęp, przetwarzać, wysyłać i udostępniać te informacje zawsze wtedy, gdy ich potrzebują i skądkolwiek pracują. Rozwiązanie do zarządzania dokumentami może zaoferować tę elastyczność i wiele więcej. Wielu dyrektorów i właścicieli małych firm może uważać, że w pełni funkcjonalne rozwiązanie do zarządzania dokumentami może być nieproporcjonalne do potrzeb ich firmy i potencjalnie pozostawać poza zasięgiem finansowym ich małej firmy. Jednak w przypadku dzisiejszych rozwiązań w zakresie zarządzania dokumentami w chmurze na pewno tak nie jest!

Jeśli uważasz, że prawie każde podejmowane przez Ciebie zadanie może doprowadzić do stworzenia nowego pliku lub dokumentu, lub też odnosić się do już istniejących plików lub dokumentów, musisz upewnić się, że informacje te są przechowywane w systemie, w którym mogą być zabezpieczone, łatwo dostępne i sprawnie wyszukiwane, a w razie potrzeby, informacje i dokumenty przesyłane bezpiecznie do przeglądu i podpisu elektronicznego.Dlaczego nie rozważasz systemu, który pomaga zabezpieczyć i zarządzać dokumentami i informacjami biznesowymi?

Rozwiązanie do zarządzania dokumentami w chmurze zapewni Ci niezbędne funkcje i narzędzia do ochrony, zabezpieczania i udostępniania Twoich dokumentów i informacji biznesowych.

Portal Docusoft jest tylko jednym z rozwiązań zaprojektowanym w celu zapewnienia bezpiecznego dostarczania osobistych, poufnych i prywatnych dokumentów przez Internet. Z poziomu przeglądarki internetowej, na dowolnym urządzeniu, gdziekolwiek jesteś, użytkownicy mogą się zalogować i korzystać z tego wysoce bezpiecznego systemu dostarczania wiadomości. Dzięki Portalowi Docusoft właściciele małych firm mają do dyspozycji przyjazny i łatwy sposób na wysyłanie wiadomości i dokumentów do klientów, żądanie od klientów przeglądania dokumentów i umów, a nawet wbudowaną możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów przez odbiorców i klientów bez konieczności korzystania z alternatywnej, kosztownej usługi podpisu elektronicznego.

Zautomatyzowane powiadomienia i przypomnienia doradzają użytkownikom przeglądanie dokumentów i podpisywanie umów Interfejs menedżera Portalu zapewnia status wysyłanych i otrzymywanych wiadomości, a także oferuje dowód, kiedy i co zostało wysłane, czy i kiedy było oglądane oraz zawiera znaczniki daty i godziny. Każda wiadomość w Portalu posiada ścieżkę audytu pokazującą ile razy klient przeglądał wiadomość oraz status zatwierdzenia dokumentu.

Portal jest samodzielnym rozwiązaniem, ale jest zintegrowany z Docusoft CloudFiler, który zawiera system zarządzania dokumentami i bazę danych klientów (CRM). Wiadomości i dokumenty są połączone z systemem zarządzania dokumentami. Wiadomości Portal można również wysyłać bezpośrednio z systemu DMS.

Tak więc przejście na rozwiązanie oparte na chmurze może zminimalizować ryzyko związane z wieloma wirusami komputerowymi, złośliwym oprogramowaniem, oprogramowaniem okupowym i zagrożeniami związanymi z lokalnymi serwerami oraz pomóc zapewnić, że dane nie zostaną narażone na szwank.

Ze względu na presję związaną z prowadzeniem małej firmy, godny ubolewania jest fakt, że niektórzy właściciele i menedżerowie mogą przeoczyć lub być może nie zdawać sobie sprawy z niektórych podstawowych środków, które można podjąć w celu zwiększenia bezpieczeństwa danych, poprawy dostępności dokumentów i informacji biznesowych oraz poprawy wydajności poprzez takie rozwiązania technologiczne jak podpis elektroniczny, a wszystko to przy stosunkowo niskich kosztach!