Przekazywanie dokumentów było uporczywym wysiłkiem w miejscu pracy, obarczone irytującymi e-mailami z przypomnieniami, nieprzespanymi nocami i opóźnieniami. To właśnie dlatego posiadanie oprogramowania do zarządzania dokumentami, które może zachęcić roboty programistyczne lub boty do wykonywania w twoim imieniu prac związanych z przesuwaniem dokumentów, jest zmianą. Jest na to lekarstwo, a jest nim oprogramowanie do zarządzania dokumentami - DMS.

Korzystając z oprogramowania, masz potencjał, aby zwiększyć swoją produktywność o ponad 90% lub więcej!

Może zastanawiasz się, jak dokładnie te funkcje działają?

Problem z papierami

Z twoimi obecnymi metodami papierowymi, możesz zastanawiać się, "Wszystko działa dobrze tak jak jest - po co je modyfikować?"

Cóż, mamy kość do wybrania z papieru z wielu powodów:

• Papier nie jest zgodny z przepisami
• To nie jest widoczne.
• Nie jest opłacalne, gdy się je straci.
• Ogromne organizacje gubią dokument co 12 sekund i kosztują każdą stratę od 350-700 dolarów.

Koszt jest ogromny dla papieru, ale jest też cena dla środowiska, która powinna być przyjęta. Stany Zjednoczone zużywają więcej papieru niż jakikolwiek inny naród na całym świecie, a większość z tych dokumentów staje się nieistotna w ciągu trzech miesięcy.

Porozmawiajmy o niektórych zaletach oprogramowania do zarządzania dokumentami - DMS i o tym, jak to oprogramowanie może kontrolować wydajność i zwrot z inwestycji w Twojej firmie.

Robust Records Management-RRM

Część ogromnego bólu związanego z dokumentami dotyczy każdego, kto przeszukuje system(y) w poszukiwaniu właściwego trybu lub folderu, w którym się znajduje.

 
Wszyscy doświadczyliśmy frustracji zawartej w niezorganizowanym systemie bazodanowym - zwłaszcza jeśli jest on rozprzestrzeniony pomiędzy wieloma adresami e-mail, platformami, repozytoriami online, takimi jak Google Drive i Dropbox - lista ta trwa wiecznie, a irytuje.

Zamiast marnować cenny czas pracowników na śledzenie odpowiednich dokumentów, zarządzanie dokumentami -DM wykorzystuje funkcję automatycznego indeksowania i ustandaryzowany zestaw wyszukiwania pełnotekstowego, który pozwala na szybkie odnalezienie rekordów, a wszystko to przy jednoczesnym szyfrowaniu w celu zapewnienia maksymalnego bezpieczeństwa atrybutów.

Pożegnaj się z rosnącym trudem

Wszystkie firmy odczuwają rosnące bóle; to normalna część bizu. Nie powinno to jednak odbywać się kosztem obsługi klienta/kontraktu. Jeśli masz pracę w toku, zarządzanie dokumentami jest w stanie obsłużyć uptick - wszystko to bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników. Dzięki temu możesz zaoszczędzić na kosztach zatrudnienia, a jednocześnie utrzymać swoje procesy i przepływy pracy w nienaruszonym stanie.

Przepływy pracy i śledzenie zadań

Istnieją standardowe dzienne, tygodniowe i miesięczne zatwierdzenia/dokumenty, które muszą być przetwarzane we wszystkich departamentach biz. Niezależnie od tego, czy chodzi o zarządzanie, czy księgowość, zajmowanie się tymi przepływami pracy - i wykluczenie kwestii pierwszeństwa lub tego, co dzieje się dalej - może zwiększyć wydajność i ujednolicić zatwierdzanie.

Dzięki takiemu rozwiązaniu, jak Process Workflow Automation, które jest częścią Docupile depozytowej bazy botów i usług, Twoi pracownicy mogą mieć kolejkę zadań, która uszeregowuje zadania według poziomu krytyczności i automatycznie kieruje je do odpowiedniej osoby do zatwierdzenia.

Koniec z zacieraniem e-maili i pukaniem do drzwi biura, by coś przepchnąć.

Skontaktuj się z naszymi ekspertami od oprogramowania do zarządzania dokumentami już dziś w Docupile i pochylaj się, obserwując jak zwiększa ono wydajność przy prędkości odrzutowca!