Sposób przechowywania dokumentów i danych księgowych ma ogromny wpływ na możliwość planowania w miarę postępów. Gdy dokumenty księgowe są trudne do odtworzenia lub zaginęły, stwarza to poważne problemy w przypadku przyszłego audytu. Ogranicza to możliwość generowania szczegółowych budżetów planów i analizy kosztów. Efektywne zarządzanie dokumentami księgowymi, a następnie ich przechowywanie w celu spełnienia wymogów regulacyjnych i prawnych wymaga, aby były one głównym priorytetem dla każdego działu finansowego.

Wykorzystanie Systemu Zarządzania Dokumentami - DMS do przechowywania dokumentów/danych księgowych wspomaga dział księgowy w kultywowaniu ulepszonych kontroli na te pięć sposobów/manipulatów;

Przygotowania do audytów: Jeśli posiadasz system oparty na dokumentach papierowych, audyt jest często niezbędny zarówno dla działu księgowości, jak i dla sektora audytorów. Biegły rewident może na przykład poprosić o obejrzenie wszystkich Państwa faktur z 2011 roku, aby umożliwić im dostęp do biegłego rewidenta, a Państwa szafy aktowe będą siedzieć w pokoju i przeglądać wszystkie dokumenty.

Twój dział księgowości został ulepszony, co pozwala Ci szybko reagować na preferencje audytorów i zachować kontrolę nad informacjami/dokumentami biznesowymi, jeśli posiadasz DMS w akcji.

Tworzenie ścieżek audytu: Dokumenty księgowe, informacje finansowe i dane są bardzo poufne, a istotne jest, aby móc zobaczyć, kto miał dostęp do czego i kiedy dokumenty księgowe.

Umożliwienie dokładnego wstrzymania dokumentów: System oparty na dokumentach papierowych sprawia, że zatrzymywanie dokumentów jest przeciążone i czasochłonne.

Należy ręcznie sprawdzić wiek każdego dokumentu i posortować go według daty, a następnie anulować pliki zgodnie z harmonogramem. Jednak dzięki systemowi zarządzania dokumentami, łatwo i wygodnie jest uchwycić informacje o dokumencie, takie jak data wystawienia faktury i data przechowywania, a następnie włączyć te metadane do bazy danych dokumentów.

Stamtąd określasz, jak długo zamierzasz przechowywać różne rodzaje dokumentów, takie jak sprawozdania finansowe, faktury, a system dba o to, kiedy rozładować nieaktualne dokumenty/dane księgowe.

Te stare dokumenty elektroniczne są następnie eksportowane lub usuwane do archiwów zewnętrznych.

Szczegółowa analiza kosztów jest wspierana: Kiedy Twoja organizacja wykonuje analizę kosztów, często wymagają dostępu do informacji/dokumentów, które są poza platformy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).

Szczegóły Twoich płatności są zazwyczaj ukryte w dogłębnych faktach i innych dokumentach towarzyszących, co utrudnia szczegółową analizę kosztów i jest czasochłonne, chyba że posiadasz System Zarządzania Dokumentami - DMS, który jest połączony z Twoimi systemami ERP.

Dostarczanie precyzyjnego planowania budżetu: Kiedy Twoja firma/firma tworzy budżet, potrzebujesz dostępu do informacji, które są głębsze niż tylko Twoje sprawozdanie finansowe, aby precyzyjnie zaplanować budżet i finanse.

Sprawozdania finansowe ujawniają to, co inwestujesz w danym roku, ale jeśli chcesz wiedzieć, co kryje się za daną liczbą, będziesz musiał przeanalizować/ocenić faktury w sposób realistyczny.

Ten rodzaj przejrzystości pozwala kadrze kierowniczej przedsiębiorstw przeanalizować, czy poprzednie wydatki będą miały zasadnicze znaczenie w nadchodzącym roku i ostatecznie podjąć mądrą decyzję o tym, czy przywrócić lub zmienić usługi natychmiast.

Ostatecznie, proces, który wdrażasz podczas przechowywania dokumentów księgowych, ma ogromny wpływ na Twój potencjał kontrolowania krytycznych informacji/dokumentów/danych biznesowych.

Dzięki wykorzystaniu Systemu Zarządzania Dokumentami - DMS, wszystkie te dokumenty są natychmiastowo przywracane, poprawiając wyniki potencjalnych audytów i zwiększając dokładność planowania budżetu i analizy kosztów.