System, który pozwala na tworzenie, przechowywanie, zarządzanie, zapisywanie, ochronę, współpracę, wyszukiwanie i odzyskiwanie dokumentów cyfrowych.

Nasz system zarządzania dokumentami przechowuje wszystkie dokumenty cyfrowe w chmurze i stanowi rozwiązanie, które upraszcza przepływ ważnych informacji w całej organizacji.

Dobre rozwiązanie do zarządzania dokumentami może pomóc organizacji scentralizować i udostępnić wszystkie swoje pliki i dane z jednego miejsca, śledzić wszystkie ważne dokumenty, przyspieszyć przepływ pracy, poprawić dokładność i zapewnić dostęp do dokumentów w dowolnym czasie, z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu! Tak więc, wybierając nasz system zarządzania dokumentami, pozostaniesz na czele pakietu i dostarczysz swoim pracownikom rozwiązanie, które umożliwi im wydajniejszą i skuteczniejszą pracę.

Dlaczego system zarządzania dokumentami jest ważny?
Przedsiębiorstwa" tworzą, przekształcają i przechowują ogromne ilości dokumentów cyfrowych: umów, porozumień, propozycji, dokumentów HR, materiałów marketingowych, podręczników jakości, instrukcji BHP, itp.

Dokumenty te są często zapisywane losowo na laptopach, serwerach, w chmurze i innych urządzeniach pamięci masowej. Pliki mogą być przechowywane w chmurze za pomocą aplikacji takich jak Dropbox lub OneDrive, lub na pulpicie, w załącznikach do wiadomości e-mail i innych dokumentach papierowych przechowywanych w pudełkach w piwnicy! Co się dzieje, gdy nie możesz znaleźć pliku potrzebnego do następnego spotkania, które rozpocznie się w ciągu najbliższych 5 minut?

Czy kiedykolwiek straciłeś cenny czas na szukanie dokumentu na komputerze, w papierowej szafce na dokumenty lub w poczcie elektronicznej i załącznikach? Przeglądając setki folderów, szukając w swojej zdezorganizowanej skrzynce pocztowej, przeszukując twoje pliki w chmurze i nie będąc w stanie znaleźć tego jednego ważnego dokumentu!

System zarządzania dokumentami ułatwia, przyspiesza i usprawnia zarządzanie plikami i dokumentami elektronicznymi.

Istnieje wiele powodów, aby zastanowić się nad wdrożeniem rozwiązania do zarządzania dokumentami w swojej praktyce.

Czyszczenie laptopa lub komputera
System zarządzania dokumentami pozwala na zapisanie wszystkich plików w jednej lokalizacji, a następnie usunięcie ich z każdej innej, w której były przechowywane.

Zredukuj ilość papieru i zrób kolejny krok, aby uwolnić się od papieru!
Jeśli Twoja firma nadal korzysta z dokumentów papierowych, przejście na system zarządzania dokumentami może pomóc zmniejszyć ilość zużytego i zmarnowanego papieru, a także zaoszczędzić pieniądze w postaci dodatkowych kosztów związanych z drukowaniem, przechowywaniem, konserwacją i archiwizacją. Przejście na system bez papierowej formy dokumentów może zaoszczędzić pieniądze, ale także przynieść korzyści dla środowiska! W dzisiejszych czasach każdy powinien pomagać środowisku naturalnemu!

Poprawa ogólnej wydajności biura.
Jeśli Ty lub inni pracownicy poświęcają ogromną ilość czasu na szukanie dokumentów, pomyśl tylko, ile to kosztuje firmę! Zadanie to zabiera zasoby od wykonywania pracy, która sprawia, że firma zarabia pieniądze! System zarządzania dokumentami może poprawić wydajność i uwolnić czas!

System zarządzania dokumentami zapewnia centralną lokalizację dla wszystkich Twoich plików Word, Excel i PDF. Daje również możliwość zapisywania e-maili klientów lub klientów do ich plików, co czyni go bardziej efektywnym sposobem na przeglądanie przez Państwa pracowników wszelkiej korespondencji pomiędzy Państwa firmą a klientem/klientem/dostawcą. Interfejs oparty na przeglądarce internetowej sprawia również, że dostęp do tych informacji z dowolnego urządzenia jest niezwykle łatwy, szybki i wydajny. Pracownicy nie muszą już zabierać plików na spotkania; mogą po prostu zalogować się do systemu zarządzania dokumentami, aby zobaczyć potrzebne im dokumenty.

Bezpiecznie i pewnie
Gdy ważne dokumenty biznesowe muszą być przechowywane w sposób bezpieczny i łatwo dostępny, najlepszym sposobem jest przechowywanie ich w DMS-ie. Jest to centralne miejsce w chmurze, w którym można przechowywać dokumenty. Wszystkie dokumenty są zapisywane i archiwizowane przy użyciu pamięci masowej AWS. Można również skonfigurować dwuczynnikowe uwierzytelnianie w celu zapewnienia dodatkowego bezpieczeństwa.

Nasz system zarządzania dokumentami wyposażony jest w liczne funkcje, w tym kontrolę dostępu do folderów, audyt dokumentów, kontrolę wersji, a użytkownicy nie będący administratorami nie mogą usuwać z systemu. Przechowywanie plików w chmurze pomaga zapewnić, że dokumenty te mogą być łatwo odnalezione i dostępne dla właściwych osób we właściwym czasie i z dowolnego miejsca.

Możliwości wyszukiwania
Jeśli nie wdrożyli Państwo jeszcze rozwiązania do zarządzania dokumentami, znalezienie odpowiedniego dokumentu w potrzebnym czasie może być bardzo trudne. Nasze systemy zarządzania dokumentami wykonują wyszukiwanie szybko i sprawnie. Jego doskonałe możliwości wyszukiwania pozwalają na wyszukiwanie dokumentów według dowolnego lub zindeksowanego pola, a nawet na wyszukiwanie treści z pliku.

Większa dokładność
System zarządzania dokumentami zapewnia wszystkie funkcje potrzebne użytkownikom do zarządzania tworzeniem i późniejszą edycją dokumentów. Funkcje współpracy pomagają użytkownikom zarządzać wersjami, utrzymywać jakość i redukować niedokładności. Funkcje te obejmują kontrolę wersji i adnotacje do dokumentów, a dzięki audytowi dokumentów użytkownicy mogą zobaczyć, jakie zmiany zostały wprowadzone w dokumencie.

Obniżone koszty magazynowania i dostaw
Bez systemu zarządzania dokumentami, a biorąc pod uwagę koszt papieru, druku, powierzchni biurowej, pomieszczeń magazynowych, nie mówiąc już o ludziach zarządzających całym tym papierem, koszt tworzenia i zarządzania tymi dokumentami może być bardzo wysoki.