Optymalizacja kosztów w IT to obszar problematyczny. Z jednej strony, IT generuje wysokie wydatki, więc jest rzeczą naturalną, że organizacje szukają możliwości redukcji kosztów. Z drugiej strony, żyjemy w epoce transformacji cyfrowej, gdzie technologia jest główną siłą napędową rozwoju biznesu.

Czy optymalizacja kosztów infrastruktury IT może uwzględniać przyszły rozwój biznesu, a także odpowiadać na bieżące i przyszłe potrzeby biznesowe? W tym artykule przeanalizuję problem optymalizacji kosztów infrastruktury IT, aby pokazać Państwu różne aspekty tego skomplikowanego procesu.

W dalszej części pokażę Państwu, czym jest optymalizacja kosztów w IT i podzielę się z Państwem najważniejszymi wskazówkami:

• optymalizacja kosztów infrastruktury IT,
• bilansowanie kosztów w stosunku do wydajności,
• maksymalizacja wartości aktywów IT.

Czym jest optymalizacja kosztów w IT?

Według Gartnera, optymalizacja kosztów jest:

"zorientowana na biznes, ciągła dyscyplina, która prowadzi do redukcji wydatków i kosztów przy jednoczesnej maksymalizacji wartości firmy".

Inicjatywy w zakresie optymalizacji kosztów obejmują:

• uzyskanie najlepszych cen i warunków zakupu IT,
• standaryzacja, uproszczenie i racjonalizacja aktywów, takich jak platformy i aplikacje, a także procesów i usług,
• automatyzacja i digitalizacja zarówno działalności informatycznej, jak i biznesowej.

Ale jak organizacja może zrobić pierwszy krok w kierunku optymalizacji wydatków na infrastrukturę IT?

Oto kilka przetestowanych taktyk, które pomagają zoptymalizować koszty.

Jak zmniejszyć koszty infrastruktury IT?

Konsolidacja usług wspólnych

Zespoły odpowiedzialne za system, magazynowanie i administrowanie siecią powinny pracować pod jednym zespołem parasolowym. Dzięki temu można zoptymalizować ich obciążenie pracą, uniknąć dublowania wysiłków, zapewnić spójność w codziennych działaniach oraz zminimalizować konieczność przeróbek lub integracji w późniejszych etapach projektów.

Niektóre firmy decydują się na łączenie usług wsparcia aplikacyjnego i produkcyjnego wyłącznie z grupami produktów, do których są przypisane. Zapobiega to jednak wnoszeniu przez te zasoby wkładu do całej organizacji.

Naturalnie, nie wszystkie zasoby wsparcia mogą skorzystać na tym, że staną się częścią zespołu usług wspólnych. Można by jednak przyjrzeć się modelom hybrydowym i skonsolidować je w taki sposób, aby mogły nadal być częścią personelu IT, ale z priorytetami określonymi przez stronę biznesową organizacji.

Utrzymując zaangażowanie pracowników IT zarówno ze sobą, jak i z innymi zespołami, umożliwisz swobodny przepływ pomysłów i informacji bez konieczności poświęcania wsparcia na rozwój produktu. W ten sposób można lepiej dzielić się nakładami pracy i zbalansować je, wytyczając drogę do optymalizacji wykorzystania zasobów IT.

Wyrównaj IT z profesjonalistami biznesowymi

Optymalizacja kosztów polega na maksymalizacji wpływu Państwa wysiłków z perspektywy pieniężnej. Ważne jest jednak, aby Twoja infrastruktura IT odzwierciedlała również inne priorytety Twojej firmy - na przykład innowacyjność.

Działania takie jak automatyczne skalowanie, prostowanie lub tworzenie rezerw just-in-time mają pozytywny wpływ na wyniki. Minimalizując wydatki, zapewniasz sobie wzrost zysków.

Ale weź pod uwagę rolę IT w prowadzeniu procesów transformacji cyfrowej w Twojej firmie. Spojrzenie tylko na stronę kosztową równania może uniemożliwić wykorzystanie zasobów IT do osiągnięcia ogólnych celów biznesowych. Upewnij się, że zawsze dokonujesz przeglądu środków optymalizacyjnych pod kątem swoich celów, aby mieć pewność, że nie ograniczasz potencjału swoich zespołów IT.

Znajdź możliwości większej interakcji pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, nie polegaj na relacji transakcyjnej. To najlepszy sposób na optymalizację standaryzowanych ofert i minimalizację niestandardowych zgłoszeń.

Uzyskaj wykupy od wszystkich zainteresowanych stron

Aby zoptymalizować pracę, należy uzyskać wykupienie od wszystkich kluczowych interesariuszy biznesowych. Brak wsparcia w zakresie zmian w podejściu kosztowym sprawi, że wdrożenie działań optymalizacyjnych będzie bardzo trudne.

Kluczowe znaczenie ma utrzymanie otwartej linii komunikacji z zespołami biznesowymi w celu zrozumienia ich planów i potrzeb. W ten sposób można zbudować wzajemne zaufanie i zyskać poparcie dla planów optymalizacyjnych.

Zamiast polegać na relacji transakcyjnej pomiędzy technikami i zespołami biznesowymi, znajdź możliwości większej interakcji.

Jest to najlepszy sposób na optymalizację standardowej oferty i minimalizację niestandardowych zamówień.

Ostatecznie, skuteczne i długotrwałe podejście do optymalizacji wymaga porozumienia pomiędzy wszystkimi zespołami i interesariuszami, którzy chcą spotkać się z kluczowymi specjalistami biznesowymi.

Standaryzuj swoją infrastrukturę

Podstawowe działania w zakresie redukcji kosztów w IT polegają na aktualizacji, integracji i modernizacji zarówno sprzętu, jak i oprogramowania.

Starsze systemy mogą być przyczyną utraty pieniędzy każdego dnia. Mimo to, wiele organizacji napotyka na silny opór w przechodzeniu na nowoczesne systemy, które automatyzują procesy i umożliwiają ich optymalizację.

Każda organizacja znajdzie w swojej infrastrukturze IT pewne nadmiarowości, czy to w niezależnych projektach, czy też w wyniku fuzji w różnych lokalizacjach geograficznych. Jednak nowoczesne rozwiązania infrastruktury chmury obliczeniowej pomagają wyeliminować te zawiłości. Upraszczają one również procesy zarządzania oprogramowaniem, oferując takie metody jak hybrydowa architektura chmury.

Zastosowanie chmury nie tylko obniża koszty - przyspiesza procesy, czyni infrastrukturę bardziej zwinną i oferuje możliwość ujednolicenia różnych systemów w celu osiągnięcia scentralizowanej administracji i kontroli.

Weryfikacja rzeczywistego wykorzystania systemów informatycznych

Koszty IT mogą się szybko sumować, gdy obciążenie pracą jest mniejsze niż budowa i licencjonowanie infrastruktury.

Upewnij się, że ostrożnie podchodzisz do licencjonowania oprogramowania - nawet najlepsze modele cenowe mogą nagle stać się o wiele za wysokie, gdy obciążenie pracą jest skonsolidowane lub w przypadku nie w pełni wykorzystanych systemów.

Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku baz danych, które stanowią złożony i potencjalnie kosztowny problem w tradycyjnych infrastrukturach. Przyjrzyj się więc dokładnie, w jaki sposób Twoje zespoły rzeczywiście korzystają z infrastruktury IT - może się okazać, że przepłacasz za niektóre plany.

Zawsze upewnij się, że ostrożnie podchodzisz do kwestii licencjonowania oprogramowania. Przyjrzyj się również, w jaki sposób zespoły rzeczywiście korzystają z infrastruktury informatycznej. Może się okazać, że za niektóre plany przepłacasz.

Weź pod uwagę hiperkonwersję infrastruktury (HCI)

Hiperkonwersyjna infrastruktura to podejście, które może zminimalizować ilość zasobów niezbędnych do utrzymania pamięci masowej, obliczeń i systemów sieciowych. Nie da się zaprzeczyć, że inwestycja w HCI wiąże się ze znacznymi kosztami początkowymi.

Jednak w dłuższej perspektywie może ona zmniejszyć ogólną powierzchnię centrum danych, koszty utrzymania i wsparcia. Co więcej, hiperkonwergencja pomaga organizacjom osiągnąć wydajność operacyjną i szybsze wdrożenie wraz z większą skalowalnością. Dlatego właśnie HCI jest zdecydowanie warte uwagi.

Zdefiniuj swoje struktury kosztów

Aby zyskać kontrolę nad swoim budżetem, musisz znaleźć metody właściwego oszacowania oszczędności kosztów. Tutaj właśnie znajduje się struktura kosztów dla Twojego środowiska IT.

Dzięki rozbiciu kosztów poszczególnych komponentów, można szybko ocenić różne podejścia, aby wpływ finansowy stał się najważniejszym priorytetem. Program optymalizacyjny, który nie jest wspierany przez ciągłe obliczanie ryzyka wpływu finansowego, nie przynosi pożądanych rezultatów. Nie chcesz jednak również tracić z oczu swoich kluczowych celów, czyli redukcji kosztów.

Oto jak to się dzieje:

• Jeśli korzystasz z usług w chmurze świadczonych przez zewnętrznego dostawcę, będzie to stosunkowo prosty proces, w którym obliczasz koszt jednej transakcji, instancji, użytkownika lub czegoś innego. Jest to zazwyczaj podstawa umowy biznesowej i warunków abonamentu. To samo dotyczy umów, w przypadku których powierza się hosting i operacje związane z infrastrukturą zastrzeżoną dostawcy zewnętrznemu. Jednak w obu przypadkach w umowie można jeszcze znaleźć parametry, które muszą być odzwierciedlone w strukturze kosztów - na przykład specjalne rabaty lub zobowiązania terminowe.
• A co jeśli prowadzisz tradycyjną infrastrukturę na miejscu, hostowaną we własnym centrum danych? Możesz obliczyć koszt obsługi całego systemu lub poszczególnych przypisanych do niego zasobów. Ale pamiętaj, aby wliczyć w to koszty systemów operacyjnych, dedykowanych komponentów sprzętowych, a także nakłady na utrzymanie i administrację.

Mówią, że dane to nowe złoto. Jednak niektóre firmy wciąż nie traktują ich jako cennego elementu swojej strategii biznesowej i nigdy nie zwiększają wykorzystania danych w całej organizacji, tracąc szansę na generowanie wartości biznesowej poprzez dokładniejsze i lepsze podejmowanie decyzji.

Lepsze praktyki zarządzania danymi

Dane są dziś krytycznym zasobem organizacji. Jednak niektóre z nich nadal nie traktują ich jako cennego elementu swojej strategii biznesowej i nigdy nie zwiększają wykorzystania danych w całej organizacji.

Pozwalając wielu użytkownikom na korzystanie z danych, otwierasz drzwi do generowania wartości biznesowej poprzez dokładniejsze i lepsze podejmowanie decyzji.

Ale to nie wszystko. Według ankiety przeprowadzonej przez Harvard Business Review, efektywność kosztowa jest jedną z kluczowych korzyści przedsiębiorstwa opartego na danych.

Kiedy organizacje zaczynają opierać się na danych, zyskują możliwość dostarczania ludziom właściwych danych we właściwym czasie i w formacie, który mogą faktycznie wykorzystać. Poprzez nadanie priorytetu analizie danych, przedsiębiorstwa mogą wdrożyć ramy dojrzałości danych, które pomogą zaoszczędzić do 25% ich przychodów.

Przekształcenie obsługi i wsparcia klienta

Dzięki automatyzacji dostarczania aktualizacji informacji, usług biznesowych i procesów obsługi klienta, możesz wiele zaoszczędzić. Gartner pokazał, że do 2022 roku dwie trzecie wszystkich projektów związanych z obsługą klienta skorzysta z IT.

Na przykład, obsługa klienta będzie w coraz większym stopniu realizowana za pomocą technologii takich jak chatboty. Chatbot (nazywany również wirtualnym asystentem klienta) naprawdę efektywnie wykorzystuje dostępne zasoby. Ponieważ wiele pytań pomocniczych jest powtarzanych, odpowiedzi są już znane i mogą być łatwo zautomatyzowane.

Dzięki temu personel wsparcia technicznego może poświęcić więcej czasu i energii klientom, którzy mają bardziej złożone problemy. We wspomnianym wyżej badaniu Gartnera, po wdrożeniu wirtualnych asystentów klienta, organizacje poinformowały o redukcji nawet o 70% w zakresie czatu, poczty elektronicznej, zapytań telefonicznych.

Identyfikacja nieefektywności

Unikanie nadmiaru infrastruktury jest krytycznym celem dla większości organizacji. Jednakże, proces ten często stanowi wyzwanie.

Na początek, trudno jest oszacować optymalną ilość zasobów, które muszą być przypisane do zupełnie nowej aplikacji lub obciążenia pracą. Intensywność pracy może być różna ze względu na sezonowość, a zmiany w procesach biznesowych mogą wpływać na popyt na usługi. Dlatego zasoby, które są przydzielane na podstawie prognoz, muszą być dostosowane do rzeczywistych wyników.

Należy na bieżąco oceniać i optymalizować alokację zasobów.

Identyfikując nadmierną alokację i likwidację nadmiernie przydzielonych zasobów, mają Państwo bezpośredni wpływ na ogólne wydatki.

Optymalizacja kosztów IT z partnerem technologicznym

Czasami nie jest łatwo właściwie ocenić alokację zasobów i wydatki, lub właściwie zrozumieć możliwości optymalizacji, gdy jesteś w środku wszystkiego.

Dlatego usługi doradztwa IT stały się tak popularną opcją dla organizacji poszukujących wnikliwych audytów i planów optymalizacji. Firmy, które chcą dowiedzieć się, jak lepiej wykorzystać swoje zasoby i poprawić infrastrukturę, mogą skorzystać z usług profesjonalnych zespołów ekspertów IT.

Chcesz wiedzieć, jak taka usługa doradcza wygląda w praktyce? Oto studium przypadku, które pokazuje, jak działa partnerstwo technologiczne z dostawcą usług outsourcingowych i jakie przynosi korzyści.

Studium przypadku - Leonardo Hotels

Leonardo Hotels jest marką należącą do Fattal Hotel Chain, światowego lidera w branży turystycznej i hotelarskiej. Staliśmy się partnerem Leonardo Hotels w zakresie digitalizacji, aby pomóc firmie zidentyfikować i usunąć wszelkie zobowiązania związane z rozwojem biznesu oraz dostarczyć jej własne narzędzia cyfrowe w celu optymalizacji różnych procesów i zwiększenia konkurencyjności jej systemu rezerwacji online.

Nasza współpraca z Leonardo Hotels jest długoterminowa. Zbudowaliśmy dedykowane centrum rozwoju, w skład którego wchodzą eksperci branżowi, doświadczeni starsi developerzy oraz utalentowani młodsi developerzy.

W trakcie naszej długotrwałej współpracy biznesowej skalowaliśmy nasze centrum rozwoju w górę i w dół, w zależności od zmieniających się potrzeb naszego klienta. Nasze centrum rozwoju może szybko dostosowywać się do okoliczności, zatrudniać nowych członków zespołu, zapewniać aktualizacje i rozwiązania, oferować utrzymanie i przeprowadzać audyty. W ten sposób Leonardo Hotels otrzymuje ciągłe wsparcie w optymalizacji swoich zasobów IT.

Wniosek

Optymalizując infrastrukturę IT, organizacje nigdy nie powinny zapominać o możliwościach rozwoju, jakie daje technologia. Aby osiągnąć najlepsze wyniki, warto uczynić z optymalizacji zasobów część kultury organizacyjnej firmy i stale przeglądać istniejące procesy w celu ich poprawy. Konsoliduj i standaryzuj swoje rozwiązania, gdy tylko jest to możliwe. Wdrażaj praktyki inteligentnego zarządzania danymi w celu przejścia na ścieżkę cyfrowej transformacji.