Przywództwo przejęte przez rząd brytyjski i jego rządową strategię transformacji określa, w jaki sposób wykorzysta on technologię cyfrową do przekształcenia relacji między obywatelem a państwem, oraz podkreśla wspólne wysiłki na rzecz zmiany sposobu, w jaki wszyscy pracujemy.

Podobnie jak rząd, wiele firm miało i bez wątpienia będzie miało podobną walkę o osiągnięcie ostatecznego celu, jakim jest całkowite wyeliminowanie papieru i pełna cyfryzacja. W przypadku małych przedsiębiorstw prawdopodobnie trzeba będzie rozwiązać wiele problemów na drodze do bardziej ekologicznego miejsca pracy: znaleźć technologię z narzędziami ułatwiającymi przejście na technologię cyfrową, przeszkolić pracowników w zakresie korzystania z nowych technologii, przyjąć nowe metody pracy, takie jak przetwarzanie w chmurze, oraz poznać koszty wdrożenia tych zmian. Przejście na technologię cyfrową zmniejszy koszty papieru oraz innych towarów i usług związanych z transformacją, a także przyniesie wiele innych korzyści, w tym poprawę wydajności i produktywności przedsiębiorstw. Cyfrowa transformacja przedsiębiorstw zmienia sposób, w jaki pracujemy; sposób, w jaki pracujemy teraz i wpłynie na sposób, w jaki będziemy pracować w przyszłości. Prawdopodobnie z czasem niektóre z rzeczy, które robimy teraz, rodzaje dokumentów i plików, które są dziś na porządku dziennym, znikną całkowicie i zostaną zastąpione przez nowe rozwiązania technologiczne, które nie zostały jeszcze opracowane. Środki pozwalające na przekształcenie przedsiębiorstwa z papierowego na cyfrowe są już dostępne, a to w połączeniu z nowymi usługami w chmurze oznacza, że firmy naprawdę mają możliwość zmiany sposobu, w jaki pracują teraz.

Jeśli Twoim głównym celem jest tylko usunięcie papieru, pamiętaj, że nadal będziesz musiał chronić ważne dokumenty historyczne. Powody, dla których prawdopodobnie będą one związane z umową, zgodnością i ochroną danych.

Po podjęciu decyzji o usunięciu papierowych dokumentów z przedsiębiorstwa, można rozpocząć przekształcenie. Pociągnie to za sobą konieczność podjęcia decyzji o tym, jak najlepiej złożyć i zaindeksować te informacje, wybrać dokumenty, które należy złożyć, określić sposób ich przechowywania oraz czas i miejsce ich przechowywania, stworzyć obieg dokumentów do przeglądu i zatwierdzenia, itp.

Przyjrzyj się zaległościom plików historycznych w formie papierowej, przechowywanych w systemie plików, który jest bardzo mało podobny do sposobu przechowywania plików elektronicznych. Nie cały ten papier musi być oczywiście przechowywany na zawsze. Będą pewne dokumenty, które mogą stanowić część "bazy wiedzy" firmy i mogą być takie, które trzeba będzie zachować w celu spełnienia przepisów. Będzie też wiele dokumentów, które mogą być poddane recyklingowi.

Obecnie większość tworzenia dokumentów odbywa się komputerowo. Składanie, przechowywanie, dostęp i dostarczanie tych elektronicznych informacji nie zawsze jest tak prostym zadaniem, jak mogłoby się wydawać. Istniejące struktury archiwizacji elektronicznej prawdopodobnie będą już istniały. Ewoluowały one z czasem, zawierając wiele powielonych danych. Są one używane losowo, są niekontrolowane i stale się rozwijają. Potraktuj to jako okazję do stworzenia nowego elektronicznego systemu archiwizacji danych, specjalnie dostosowanego do potrzeb biznesu. System archiwizacji, który będzie znany wszystkim, którzy będą przechowywać te dokumenty i uzyskiwać do nich dostęp, ale który będzie można kontrolować i rozszerzać w celu zwiększenia wydajności i produktywności.

Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami i zarządzania relacjami z klientami stanowią łatwe rozwiązanie dla wielu organizacji, które chcą ograniczyć zależność od papieru. Wiele firm adoptuje i stosuje te sprawdzone systemy technologiczne, aby pomóc im w przechowywaniu i archiwizowaniu dokumentów elektronicznych oraz utrzymaniu informacji o firmie.

Wybór odpowiedniego systemu powinien być oparty na wymaganiach Twojej firmy. Poniższa lista ma na celu dostarczenie pewnych wskazówek i punktów, które należy wziąć pod uwagę, myśląc o wdrożeniu biura bez papieru.

 Masz kartotekę papierową i zostanie ona przekonwertowana, ale czy musisz przekonwertować to wszystko? Jakie pliki konwertować? Niektóre dokumenty będą zawierać własność intelektualną. Czy te dokumenty powinny być przechowywane jako część bazy wiedzy twojej organizacji? A co z logo, patentami, informacjami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, dokumentami dotyczącymi zarządzania jakością, rysunkami projektowymi, sformułowaniami, korespondencją z klientami, zdjęciami itp. A co z dokumentami, które muszą być przechowywane zgodnie z przepisami biznesowymi?  Wybierz rozwiązanie, które zapewnia elastyczność w tworzeniu struktury archiwizacji i indeksowania dostosowanej do Twojej firmy i znanej osobom, które będą z niej korzystać.
Czy istnieje polityka przechowywania dokumentów, które są już złożone i czy można ją łatwo przyjąć w rozwiązaniu do archiwizacji elektronicznej? Wiele systemów udostępnia funkcje, dzięki którym można określić, jak długo informacje są przechowywane, zanim zostaną zarchiwizowane lub usunięte na zawsze.
Czy posiadasz niezbędne narzędzia i urządzenia, które pomogą Ci zeskanować pliki papierowe i przekonwertować je do odpowiedniego, elektronicznego formatu pliku z możliwością wyszukiwania? Czy posiadasz skaner lub inne urządzenie sieciowe, które może już konwertować te dokumenty? Jaką objętość dokumentów papierowych potrzebujesz przekonwertować teraz i w przyszłości? Zastanów się, czy stare dokumenty papierowe mogą być konwertowane w partii i przechowywane w celach historycznych? Czy po zeskanowaniu tych dokumentów można je zawsze przejrzeć lub wyszukać ich zawartość?
Jeśli dokumenty elektroniczne są już przechowywane w systemie plików komputerowych, przejście na system wspomagający zarządzanie dokumentami i informacjami daje możliwość oceny, czy metody i struktury przechowywania są odpowiednie i czy można je aktualizować. Jest to okazja do łatwiejszego opisania i znalezienia tych cennych dokumentów i ważnych informacji. Możliwość opisania dokumentu, pokazania do czego się odnosi, jaki jest jego status i co zawiera, może być ułatwiona dzięki narzędziom, które dodają dalsze informacje. Dodanie tych metadanych pomaga w kategoryzacji, ułatwia identyfikację i ogólnie ułatwia znalezienie tego, czego potrzebujesz.
Czy możesz się upewnić, że informacje są bezpieczne? W jaki sposób zostanie zapewniony dostęp do tych informacji? Jak w przypadku każdej firmy, może nie być właściwe, aby każdy widział każdy dokument lub miał dostęp do każdej informacji. Będą istniały dokumenty, które są prywatne dla osób prywatnych (HR) lub poufne dla biznesu (rozwój produktu). Upewnij się, że Twój system może zaoferować taki poziom dostępu, jakiego Twoja firma może potrzebować.
Dzięki temu dokumenty i informacje będą łatwe do znalezienia. Ale najpierw dokumenty i informacje muszą być złożone i zaindeksowane, a następnie stale aktualizowane. Poszukaj systemów, które ułatwią proces archiwizowania i przechowywania dokumentów i informacji. Aby móc skanować, a następnie archiwizować, należy indeksować bezpośrednio z systemu plików, plików i indeksów bezpośrednio z aplikacji, takiej jak Outlook lub Word, są to wszystkie niezbędne funkcje. Możliwość łatwego archiwizowania dokumentów i informacji zwiększa wydajność i produktywność.
Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami oferują wiele sposobów na łatwe znalezienie indeksowanych dokumentów i informacji. Wizualna reprezentacja struktury pliku zapewnia przejrzystość, możliwość obejrzenia lub podglądu pliku pomaga zidentyfikować jego zawartość, a możliwość wyszukiwania treści lub tekstu dokumentu zawęża proces wyszukiwania. Możliwość znalezienia tego, co jest potrzebne, jest kluczowa, a dostępnych jest wiele różnych metod, więc upewnij się, że wszystkie preferencje są uwzględnione.
Zarządzanie wiadomościami e-mail oraz możliwość ich przechowywania i archiwizowania może stanowić ogromne wyzwanie dla każdej firmy. Czy wszystkie e-maile powinny być przechowywane, czy też powinny być wybrane? Czy załączniki są przechowywane, czy nie? Upewnij się, że istnieją narzędzia, które zarządzają sposobem zarządzania wiadomościami e-mail i załącznikami oraz ich przechowywaniem.
Email może być najbardziej powszechną formą komunikacji biznesowej w dzisiejszych czasach, ale pamiętaj, że czasy się zmieniają. Sposób, w jaki traktowane są wrażliwe, osobiste i prywatne dane, jest obowiązkiem każdego i wymaga tego regulacja. Przydatność ogólnej poczty elektronicznej jako metody dostarczania ważnych dokumentów i informacji jest obecnie wątpliwa i należy znaleźć odpowiednie alternatywne bezpieczne metody dostarczania!
Innym popularnym formatem plików używanym w biznesie jest PDF. Ważne jest, aby istniały wystarczające narzędzia, które umożliwią konwertowanie, przeglądanie, łączenie i łączenie dokumentów.
Wiele tradycyjnych procesów biznesowych opartych na dokumentach papierowych zniknie, gdy nastąpi przejście do biura, w którym jest mniej papieru. Ale pamiętaj, nawet najprostsze procesy są ważne: recepcjonista odbiera pocztę, poddaje recyklingowi to, co nie jest pożądane, a resztę dostarcza współpracownikom, a w niektórych przypadkach mogą one wymagać zatwierdzenia lub podpisania. Upewnij się, że każde przyjęte rozwiązanie zawiera możliwość powielenia tych procesów biznesowych lub przepływów pracy i zapewnia narzędzia do zarządzania tymi wspólnymi zadaniami.
Dostępność i przenoszenie danych ma kluczowe znaczenie. Dokumenty, a także wszystkie inne dane elektroniczne, są na ogół siłą napędową organizacji - stanowią jej aktywa biznesowe i odpowiedzialność. Udostępniaj je wszystkie bezpiecznie tym, którzy mogą mieć do nich dostęp, i chroń je wszystkie jak dziecko. W miarę rozwoju, upewnij się, że infrastruktura, która go otacza może się rozrastać lub może być zmieniana lub modyfikowana, aby dopasować ją do ciągle zmieniających się potrzeb Twojej firmy.